Strona Główna

W dniu 1 kwietnia 2020 r. weszła w życie przyjęta przez polski Parlament oraz podpisana przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej ustawa o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw.

Ustawa ta wprowadziła szereg rozwiązań prawnych mających na celu ułatwienie w funkcjonowaniu oraz wsparcie przedsiębiorców oraz pracowników w czasach stanu epidemii obowiązującego
w Polsce.

Ustawa ta wprowadziła także zmiany w ustawie z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, które istotnie zmieniają organizacje spółek kapitałowych. Zmiany te mają ułatwić podejmowanie decyzji w spółkach oraz usprawnić ich zarządzanie oraz nadzorowanie.

Wprowadzonymi zmianami umożliwiono po pierwsze w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w spółkach akcyjnych odbycie posiedzeń zarządów tych spółek przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Formę tę umożliwia w stosunku do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nowo wprowadzony przepis art. 208 § 5¹ k.s.h.,
a w stosunku do spółki akcyjnej przepis artykułu 371 § 3¹ k.s.h. Podkreślić należy, że posiedzenia zarządu spółek kapitałowych mogą odbywać się zdalnie już od dnia 1 kwietnia 2020 r. i nie są wymagane do tego zmiany w umowie spółki z ograniczona odpowiedzialnością ani w statucie spółki akcyjnej. Jeśli jednak wspólnicy (w sp. z o. o.) oraz akcjonariusze (w S.A.) nie chcą aby posiedzenia zarządu odbywały się za pomocą środków porozumiewania się na odległość, wyłączenie takie musi zostać zawarte odpowiednio w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w statucie spółki akcyjnej.

W praktyce wprowadzone zmiany znacznie ułatwiają funkcjonowanie oraz tryb podjęcia decyzji w organie zarządzającym spółką. Członkowie zarządu mogą odbyć posiedzenie w każdym czasie i to bez fizycznej obecności wszystkich członków organu. Nie wprowadzono także żadnych ograniczeń co do sposobu odbycia takiego posiedzenia. Zwrot „z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość” umożliwia aby posiedzenie zarządu odbyło się w drodze telefonicznej, wideokonferencji czy czatu on-line.

Należy jednak także pamiętać, o wprowadzeniu zmian w regulaminie funkcjonowania zarządu jeżeli taki regulamin został w spółce uchwalony. W przypadku przyjęcia przed dniem 1 kwietnia 2020 r. regulaminu funkcjonowania zarządu, to niezbędne będzie wprowadzenie w nim zmian odnośnie sposobu zwoływania posiedzeń, odbywania posiedzeń za pomocą środków porozumiewania się na odległość, identyfikowania członków zarządu biorących udział w posiedzeniu czy też sposób oddania głosu przez członka zarządu. Należy także dobrać taki techniczny środek bezpośredniego porozumiewania się na odległość, który zapewni bezpieczeństwo dla spółki.

Tożsame rozwiązania zostały także wprowadzone odnośnie posiedzeń rad nadzorczych w spółkach kapitałowych. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością odpowiednia regulacja co do możliwości odbycia posiedzenia rady nadzorczej za pomocą środków porozumiewania się na odległość została wprowadzona przepisem art. 222 § 1¹ k.s.h., a w spółce akcyjnej przepisem art. 388 § 1¹ k.s.h.

Następnie, uchwalone zmiany umożliwiają także od 1 kwietnia 2020 r. podjęcie przez zarząd uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W spółce z ograniczona odpowiedzialnością możliwość taką przewiduje przepis art. 208 § 5² k.s.h., a w spółce akcyjnej przepis art. 371 §1² k.s.h.

Przyjęto podobnie jak w stosunku do odbycia posiedzeń tych organów zasadę, że podjęcie uchwały w ten sposób jest dopuszczalne jeżeli umowa spółki z ograniczona odpowiedzialnością lub status spółki akcyjnej nie stanowi inaczej. Należy więc uznać, że każda uchwała zarządu spółki kapitałowej może być podjęta w ten sposób. Ustawodawca nie przewidział żadnych przedmiotowych wyłączeń w tym zakresie. Zmiany te znacznie odformalizują tryb i przebieg podjęcia uchwały przez zarząd np. umożliwiając tzw. obiegowy tryb podjęcia uchwały przez zarząd.

Dobrze jednak byłoby dostosować umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz statut spółki akcyjnej o kwestie związane z procedurą oddania głosu pisemnego lub za pomocą środków porozumiewania się na odległość, osób które mogą zainicjować taki tryb podjęcia uchwały w spółce, zasad sporządzania i protokołowania uchwał (zgodnie z przepisem art. 376 k.s.h. uchwały w spółce akcyjnej są protokołowane), a przede wszystkim terminu, w którym zarząd ma czas na podjęcie uchwały w trybie „zdalnym”.

Tożsame rozwiązania zostały zastosowane w przypadku rad nadzorczych w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością i w spółce akcyjnej.

Zgodnie z przepisem art. 222 § 4 k.s.h. rada nadzorcza spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jednak pamiętać należy, że uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady nadzorczej zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podjęciu uchwały. Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może jednak przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie zdalnym, np. co do kworum. W przypadku rady nadzorczej ustawodawca przewidział więc pewne wymagania formalne, aby uchwała rady nadzorczej była ważna. Po pierwsze, każdy członek rady nadzorczej musi zostać powiadomiony o treści projektu uchwały przed posiedzeniem, na którym ma ona zapaść. Po drugie, aby uchwała była ważna to co najmniej połowa członków rady nadzorczej musi wziąć udział w podjęciu uchwały (jeżeli umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie będzie stanowiła o wyższej liczbie członków rady nadzorczej potrzebnej do podjęcia uchwały). W przypadku niespełnienia któregoś z tych dwóch warunków uchwała taka będzie objęta wadą nieważności. Należy więc dokonywać zawiadomień członków rady nadzorczej w taki sposób, aby spółka posiadała potwierdzenie zawiadomienia wszystkich członków rady nadzorczej o treści uchwały. Uwagi odnośnie uregulowania w umowie spółki lub w regulaminie funkcjonowania rada nadzorczej kwestii takich jak procedura oddania głosu pisemnego lub za pomocą środków porozumiewania się na odległość, identyfikowania osób wchodzących w skład rady nadzorczej, osób które mogą zainicjować taki tryb podjęcia uchwały, zasad sporządzania i protokołowania uchwał (art. 222 § 2 k.s.h. wprowadza obligatoryjne protokołowanie posiedzeń rady nadzorczej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), a przede wszystkim terminu, w którym rada nadzorcza ma czas na podjęcie uchwały w trybie „zdalnym” poczynione przy omówieniu zmian odnośnie zarządu, są aktualne także przy radzie nadzorczej.

Odnośnie rady nadzorczej w spółce akcyjnej zostało zastosowane tożsame rozwiązanie jak przy radzie nadzorczej spółki z ograniczona odpowiedzialnością. Przepis art. 388 § 3 k.s.h. umożliwia radzie nadzorczej podjęcie uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Statut spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie zdalnym. Nadto, zgodnie z przepisem art. 391 § 2 k.s.h. uchwały rady nadzorczej jest protokołowana, więc trzeba pamiętać aby uchwała podjęta w trybie zdalnym została zawarta w protokole.

Przed wprowadzonymi zmianami w dniu 1 kwietnia 2020 r. także istniała możliwość podjęcia uchwał przez rady nadzorcę spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych w trybie pisemnym lub za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jednak jedynie wtedy gdy umowa/statut spółki tak stanowił. W chwili obecnej uchwały rad nadzorczych mogą być zawsze podjęte w tej drodze, chyba że umową/ statutem spółki możliwość ta zostanie wyłączona. Możliwe jest także dokonanie wyłączenia pewnego katalogu uchwał podejmowanych przez radę nadzorczą.

Należy także wskazać, że wprowadzonymi zmianami, które weszły w życiu w dniu 1 kwietnia 2020 r. zostały zlikwidowane ograniczenia przedmiotowe odnośnie katalogu uchwał, których rada nadzorcza (zarówno w spółce z ograniczona odpowiedzialnością oraz w spółce akcyjnej) nie mogła podjąć w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, tj. wybór przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.

Umożliwiono także w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w spółce akcyjnej oddanie głosu przez członka zarządu lub członka rady nadzorczej za pośrednictwem innego członka organu. Jest to możliwie jeżeli umowa/statut spółki nie stanowi inaczej.

Zgodnie z przepisem art. 208 § 5³ k.s.h. członek zarządu może brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Takie samo rozwiązanie w stosunku do spółki akcyjnej dopuszcza przepis art. 371 § 3³ k.s.h.

Członek zarządu spółki kapitałowej może upoważnić jedynie innego członka zarządu za pośrednictwem którego odda głos na piśmie. Oznacza to, że nie będzie mógł on upoważnić np. członka rady nadzorczej lub innej osoby nie zasiadającej w zarządzie spółki.

Oddanie głosu w tym trybie jest dopuszczalne przy podjęciu każdej uchwały, chyba że umowa/statut spółki będzie przewidywał wyłączenia.

Odnośnie rad nadzorczych spółek kapitałowych do dnia 1 kwietnia 2020 r. istniała już możliwość oddania głosu przez członka rady nadzorczej na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej. Jednak było to możliwe jedynie wtedy gdy umowa/ statut spółki wyraźnie tak stanowił. Od 1 kwietnia 2020 r. zgodnie z przepisami art. 222 § 3 k.s.h. i art. 388 § 2 k.s.h. każda uchwała rady nadzorczej może być podjęta w tym trybie, chyba że umowa/statut spółki będzie zawierał wyłączenia. Członek rady nadzorczej spółki kapitałowej, podobnie jak w przypadku członka zarządu, może upoważnić jedynie innego członka rady nadzorczej za pośrednictwem którego odda głos na piśmie.

Trzeba także pamiętać, że oddanie głosu przez członka rady nadzorczej na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej może dotyczyć jedynie uchwał wprowadzonych do porządku obrad przed posiedzeniem rady nadzorczej. W przypadku uchwał wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu tryb oddania głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej jest niedopuszczalny.

Ostatnie zmiany jakie zostały wprowadzone do Kodeksu spółek handlowych tzw. „tarczą antykryzysową” to umożliwienie odbycia Zgromadzenia Wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki akcyjnej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Przepis art. 234¹ k.s.h. umożliwia wspólnikom udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Ustawa w przypadku zgromadzenia wspólników przewidziała, że to zwołujący zgromadzenie wspólników decyduje o sposobie odbycia zgromadzenia wspólników w sposób zdalny. Udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, obejmuje w szczególności dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników. Oznacza to, że zgromadzenie wspólników może się obyć za pomocą np. internetowej video-konferencji.

Jednocześnie sama ustawa przewiduje, że to rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy, określą w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.

Takie same rozwiązania w stosunku do spółki akcyjnej jak w przypadku spółki z ograniczona odpowiedzialnością przewiduje przepis art. 406⁵ k.s.h.

Należy jeszcze także pamiętać, że w przypadku publicznej spółki akcyjnej konieczne jest zapewnienie przez spółkę transmisji obrad walnego zgromadzenia akcjonariuszy w czasie rzeczywistym.

Spółka akcyjna w przypadku wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej musi niezwłocznie przesyłać akcjonariuszowi elektroniczne potwierdzenie otrzymania jego głosu. Nadto, na wniosek akcjonariusza złożony przez niego nie później niż po upływie trzech miesięcy od dnia walnego zgromadzenia, spółka musi przesyłać mu lub jemu pełnomocnikowi potwierdzenie, że jego głos został prawidłowo zarejestrowany oraz policzony, chyba że takie potwierdzenie zostało przekazane akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi już wcześniej z inicjatywy samej spółki.

Pamiętać jednak trzeba, że możliwość przeprowadzenia Zgromadzenia Wspólników/Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej nie wyłącza obowiązku zwołania tych zgromadzeń w dotychczasowej, prawem przewidzianej formie, tj. w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za pomocą listów poleconych lub przesyłki kurierskiej przesłanej na co najmniej dwa tygodnie wcześniej wraz z porządkiem obrad, a w przypadku spółki akcyjnej poprzez ogłoszenie dokonane co najmniej na 3 tygodnie przed odbyciem walnego zgromadzenia akcjonariuszy (w przypadku spółki publicznej na 26 dni przed datą odbycia walnego zgromadzenia akcjonariuszy).

Omówione powyżej zmiany wprowadzone z dniem 1 kwietnia 2020 r. do Kodeksu spółek handlowych należy ocenić pozytywnie. Wprowadzone przepisy znacząco odformalizują przebieg podejmowania decyzji przez organy spółek kapitałowych oraz często przyspieszą jej działanie a także zapobiegną paraliżowi w ich funkcjonowaniu. Dodatkowo, w niektórych spółkach większość wprowadzonych zmian już w praktyce funkcjonowała na podstawie umów/statutów spółek, więc nie są to rozwiązania zupełnie nowe.

Teraz z możliwość odbycia posiedzeń organów w trybie zdalnym, już z mocy samego prawa mogą skorzystać wszystkie spółki kapitałowe w Polsce. Nadto, z uwagi na panujący w chwili obecnej stan epidemii znacząco wzrośnie także bezpieczeństwo osób zasiadających w organach spółek oraz samych wspólników i akcjonariuszy. W przypadku natomiast gdyby z uwagi na sytuacje zdrowotną członek organu nie mógł przybyć na posiedzenie organu, w którym zasiada, to w tym momencie nie dojdzie do paraliżu w funkcjonowaniu całej spółki poprzez możliwość odbycia posiedzenia organu za pomocą środków bezpośredniej komunikacji na odległość i w tej drodze podjęcie decyzji.

Umożliwienie natomiast odbycia zgromadzenia wspólników oraz walnego zgromadzenia akcjonariuszy w trybie zdalnym pozwoli spółce dochować terminu zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2019. Jest to niezwykle istotna kwestia, ponieważ termin na podjęcie tej uchwały nie został wydłużony wprowadzonymi zmianami, a z uwagi na obecną sytuację epidemiologiczną panującą w kraju, jest to jedna z najpilniejszych oraz najważniejszych uchwał do podjęcia przez wspólników oraz akcjonariuszy większości spółek w Polsce, decydująca często o jej dalszym funkcjonowaniu.

Przemysław Gwardys – aplikant adwokacki